Der Fuhrpark-Check wird hier nicht als Leistung gerechnet, sondern als Werbeausgabe. Das ist keine Formsache, sondern entscheidet über den Maßstab: Eine Werbeausgabe muss keinen Deckungsbeitrag erwirtschaften, sie muss günstiger sein als der Weg, auf dem Kunden sonst gewonnen werden.
Der Engpass ist die Kundengewinnung, nicht die Organisation und nicht die Qualität. Über 75 angesprochene Firmen haben zu 24 Vollabsagen geführt, und der häufigste Absagegrund lautet „das machen unsere Mitarbeiter selbst“. Dieser Satz beendet jedes Gespräch, das mit Reinigung beginnt.
Der Check dreht den Einstieg. Er spricht ein Thema an, das im Haus niemanden hat, und führt zu einem Termin vor Ort, bei dem nichts verkauft werden muss. Das ist der eigentliche Gegenwert: ein legitimer Grund, auf den Hof und an die Fahrzeuge zu kommen. Was dort entsteht, entsteht nebenbei.
Zwei Szenarien, weil der Ablauf sich mit dem Bau der Erfassung deutlich verändert. Heute wird abgetippt, später wird nur noch fotografiert und die Auswertung läuft automatisch. Angenommen sind 15 Fahrzeuge, also ein typischer Fuhrpark in der Größe von Lebenshilfe oder Caritas.
| Schritt | Heute, von Hand | Mit Bilderfassung |
|---|---|---|
| Anfahrt und Rückfahrt | 30 Min | 30 Min |
| Vor Ort je Fahrzeug | 3 Min (45 Min) | 1,5 Min (23 Min) |
| Nachbereitung, Freigabe des Datenblatts | 30 Min | 15 Min |
| Erinnerungen über das Jahr, Kontrolle | 30 Min | 10 Min |
| Zeit je Kunde und Jahr | 2,25 Std | 1,3 Std |
| Fahrtkosten (30 km zu 0,35 EUR) | 11 EUR | 11 EUR |
| Systemkosten Bildauswertung | 0 EUR | unter 2 EUR |
| Barkosten je Kunde und Jahr | 11 EUR | 13 EUR |
Der zeitliche Unterschied steckt nicht im Fotografieren, sondern im Ablesen und Eintippen. Wer vor Ort nur noch Plakette, Verbandkasten-Etikett, Reifen und Gesamtzustand abfotografiert, arbeitet stur eine Reihe ab und muss nichts entziffern. Das ist der Grund, warum die Jahresbegehung überhaupt in eine Stunde passt.
Drei Beteiligte, und die Arbeitsteilung entscheidet darüber, ob der Aufwand bei einer Stunde bleibt. Eduard ist vor Ort und fotografiert, die Anwendung macht alles, was Rechnen, Schreiben und Erinnern heißt, und der Kunde muss im Regelfall gar nichts tun.
| Phase | Eduard | Kunde | Applikation |
|---|---|---|---|
| Erstkontakt | Ruft an, bietet den Check an, fragt nach der Fahrzeugzahl, macht einen Termin. | Nennt die Fahrzeugzahl und den Ansprechpartner, sagt zu. | Legt Kunde und Kontakt an, schreibt den Termin in den Kalender. |
| Begehung, 1 Stunde |
Fotografiert je Fahrzeug vier Dinge: HU-Plakette, Verbandkasten-Etikett, Reifen, Gesamtansicht. Stur der Reihe nach, kein Ablesen, kein Notieren. | Stellt die Fahrzeuge bereit oder gibt die Schlüssel. Muss nicht dabei sein. | Liest die Bilder aus, legt je Fahrzeug einen Datensatz an, berechnet die Fristen für HU, AU und UVV. |
| Freigabe, 15 Minuten |
Geht die Liste durch und korrigiert, was schlecht lesbar war. Gibt frei. | Nichts. | Erzeugt je Fahrzeug den Prüfbericht und die Fuhrpark-Übersicht, schickt dem Kunden den Zugang. |
| Das Jahr über |
Sieht montags die Vorschau, welche Fristen anstehen, und ruft dort an, wo sich ein Auftrag anbietet. | Bekommt die Erinnerung 6 und 2 Wochen vor jeder Frist. Lädt Berichte herunter, wann immer er sie braucht. | Rechnet, versendet, protokolliert, führt Abmeldungen und hält die Dokumente abrufbar. |
| Nach 12 Monaten |
Kommt zur nächsten Begehung, fotografiert erneut. | Zahlt die Pauschale erneut oder wechselt in ein Paket. | Schreibt bestandene Fristen fort, vergleicht alten und neuen Bestand, meldet verschwundene und neue Fahrzeuge. |
Der Bericht hat Substanz: neun dokumentierte Prüfpunkte je Fahrzeug, eine Fuhrparkübersicht, Fotos, dazu ein Jahr lang Fristenüberwachung. 50 EUR bilden das nicht ab und senden das falsche Signal, nämlich dass es sich um eine Gefälligkeit handelt. Der reguläre Preis ist deshalb 79 EUR im Jahr, pauschal bis 30 Fahrzeuge. Bei 13 Fahrzeugen sind das rund 6 EUR je Fahrzeug, immer noch weit unter jeder Fuhrparksoftware und unter jeder Beschaffungsschwelle.
Der Einstieg bleibt trotzdem hürdenfrei, aber nicht über einen niedrigen Preis, sondern über ein Einführungsjahr. Das trennt zwei Dinge, die sonst durcheinandergehen: was die Leistung wert ist, und was der Kunde beim ersten Mal zahlt.
| Fuhrpark-Check, Jahresbetrag | 79,00 EUR |
| Einführungsrabatt, einmalig | -79,00 EUR |
| Zu zahlen | 0,00 EUR |
| Ab dem zweiten Jahr | 79,00 EUR jährlich |
Das ist besser als kostenlos und besser als ein symbolischer Euro. Bei kostenlos steht nirgends, was die Leistung wert ist, und der Kunde hat nichts in der Hand. Ein Euro erzeugt denselben Aufwand an Rechnung, Buchung und Zahlungseingang wie 79 EUR, nur ohne Ertrag. Die Rechnung mit ausgewiesenem Rabatt leistet dagegen dreierlei auf einmal: Der Wert steht schwarz auf weiß, der Kunde ist als Kunde angelegt, und der Preis der Folgejahre ist vereinbart, ohne dass dafür noch einmal verhandelt werden muss.
Wer nicht verlängert, hätte auch sonst nicht gekauft. Dann endet der Aufwand dort, die Daten bleiben, und ein Anruf ist weiterhin möglich.
Gerechnet wird mit dem Einführungsjahr, also ohne jeden Erlös. Angenommen, von 20 angebotenen Checks werden 12 angenommen und daraus wird 1 fester Reinigungskunde. Das ist bewusst vorsichtig, denn der Check bringt ihn an die Fahrzeuge und in ein Gespräch, das nicht mit einer Absage beginnt.
| Position | Erstes Jahr | Ab dem zweiten Jahr |
|---|---|---|
| Durchgeführte Checks | 12 | 8 verlängern |
| Erlös | 0 EUR | 632 EUR |
| Barkosten, Fahrt und System | 156 EUR | 104 EUR |
| Zeiteinsatz | rund 16 Std | rund 10 Std |
| Ergebnis | 156 EUR Werbeausgabe | 528 EUR Überschuss |
| Jahreswert eines gewonnenen Reinigungskunden | rund 3.900 EUR | |
156 EUR und 16 Stunden für einen Kunden, der 3.900 EUR im Jahr trägt. Selbst bei einer deutlich schlechteren Quote, etwa 1 Kunde aus 20 Checks, bleibt das günstiger als jede andere Form der Akquise, die ihm zur Verfügung steht. Der Unterschied zu Flyern oder Anzeigen ist dabei nicht nur der Preis: Hier bleibt am Ende eine Kundenliste mit Fahrzeugdaten und ein Grund, im nächsten Jahr wieder anzurufen.
Der Check ist der einzige Punkt, an dem bewusst unter Wert angeboten wird. Er kauft den Zugang. Alles, was danach kommt, läuft zum normalen Preis, und genau darin liegt die Pointe: Der Einstieg ist billig, weil er wenig Zeit kostet, nicht weil KnoppMobil billig ist.
| Schritt | Was verkauft wird | Preis | Jahreswert bei 13 Fahrzeugen |
|---|---|---|---|
| Einstieg | Fuhrpark-Check, pauschal bis 30 Fahrzeuge. Erstes Jahr per Rabatt auf null | 79 EUR | 0 EUR, ab Jahr 2: 79 EUR |
| Erster Auftrag | Einzelreinigung, aus dem Termin heraus | 75 EUR plus 5 EUR Anfahrt | offen |
| Turnus | Reinigung im festen Zyklus, Anfahrt entfällt bei monatlicher Zahlung | 65 bis 75 EUR je Fahrzeug | rund 3.900 EUR |
| Zusatz | Hol- und Bringdienst zur HU | 55 EUR je Vorgang | 715 EUR |
| Zusatz | Reifenwechsel mit Einlagerung, 2 Termine | 45 EUR je Termin | 1.170 EUR |
| Zusatz | UVV-Prüfung, selbst oder über Partner | 50 EUR je Pkw | 650 EUR |
| Einmalig | Leasingrückgabe vorbereiten | 150 bis 400 EUR | nach Anfall |
| Voll ausgebauter Kunde | rund 6.500 EUR | ||
Dem Einführungsjahr ohne Rechnung stehen also rund 6.500 EUR gegenüber, wenn die Treppe vollständig durchlaufen wird. Realistisch ist das nicht bei jedem Kunden, aber schon der Sprung vom Check in den Turnus trägt das gesamte Instrument.
Kein Rabatt auf die Folgeleistungen, auch nicht als Dankeschön für den Einstieg. Sonst wird aus dem Lockangebot ein dauerhaft niedriger Preisanker, und der Check hat dann das Gegenteil dessen bewirkt, wofür er gedacht ist.
Das ist zugleich das Versprechen an den Kunden: einmal im Jahr eine Stunde Störung, danach ein Jahr lang Ruhe und trotzdem alle Fristen im Blick.
Der Check ist nur dann etwas wert, wenn am Ende etwas Vorzeigbares steht. Genau das fehlt den Kunden heute: Der Fahrzeugteil wird vor einem Audit im Nachhinein zusammengesucht, aus Terminkalendern, Rechnungen und Erinnerung. Deshalb gehören zwei Dokumente zum Check, jederzeit abrufbar statt auf Anfrage:
Zur Bezeichnung: Das Wort Gutachten sollte nicht verwendet werden. Es ist rechtlich besetzt und weckt die Erwartung eines Sachverständigen. Sauber und trotzdem wertig sind Prüfbericht, Checkbericht oder Fahrzeugnachweis. Aus demselben Grund steht auf jedem Bericht, dass es sich um eine dokumentierte Sichtprüfung handelt und nicht um eine UVV-Prüfung nach § 57 DGUV Vorschrift 70. Wer diese Grenze verwischt, verliert den Kunden beim ersten Audit.
| Größe | Erstes Jahr | Zweites Jahr |
|---|---|---|
| Angebotene Checks | 20 | 20 neue, 12 im Bestand |
| Durchgeführt | 12 | 20 |
| Erlös | 0 EUR | 632 EUR aus dem Bestand |
| Barkosten | 156 EUR | 260 EUR |
| Zeiteinsatz | 16 Std | 26 Std |
| Netto-Werbeausgabe | 156 EUR | keine |
Erfolgskriterium: Nach den ersten 10 Checks muss mindestens 1 neuer fester Reinigungskunde entstanden sein oder mindestens 3 zusätzliche Einzelaufträge. Wird das verfehlt, liegt es nicht am Preis, denn im ersten Jahr gibt es keinen. Dann führt der Termin vor Ort nicht zum Gespräch, und geändert wird der Ablauf und nicht das Angebot.
Zu messen sind vier Zahlen: angebotene Checks, angenommene Checks, daraus entstandene Aufträge, Zeit je Begehung. Ab dem zweiten Jahr kommt eine fünfte dazu, und die ist die wichtigste: wie viele Kunden nach dem Einführungsjahr verlängern. Sie sagt, ob der Bericht für den Kunden wirklich einen Wert hat oder nur höflich entgegengenommen wurde.